Arkivering af dokumenter og opbevaring af dem kan hurtigt blive en udfordring. Fordi der over tid er der masser af papirer, fakturaer og kontrakter, der skal sorteres og mærkes. For at du ikke mister sporet, forklarer vi, hvad du skal vide om emnet.
For at gemme dokumenter korrekt har du brug for tålmodighed og udholdenhed - men arbejdet er det værd, for alle ved: "Orden er halvdelen af kampen". Hvis du ikke længere ønsker at se forgæves efter vigtige dokumenter i papirbunken på dit skrivebord, kan du gøre dit liv lettere med blot et par trin.
Men hvad betyder et dokument egentlig? I princippet indeholder dokumenter relevante eller vigtige oplysninger. Disse behøver ikke altid være i papirform; de kan også indeholde digital information af enhver art. De tjener dog altid som retssikkerhed, så dette brev kan bevise nøjagtigt, hvad der var planlagt eller udført - for eksempel dokumenterer de en betaling eller andre juridisk vigtige processer.
Opbevaringsperioder for dokumenter
I modsætning til virksomheder, erhvervsdrivende eller selvstændige er private normalt ikke underlagt lovbestemte opbevaringskrav. Den eneste undtagelse er håndværksregninger, som skal bevise, at der ikke er udført noget ulovligt arbejde ( § 14b, stk. 1, UStG ). Ikke desto mindre anbefales det at arkivere andre vigtige dokumenter i en bestemt periode. Følgende opbevaringsperioder skal i det mindste overholdes:
- mindst to år
Der er ingen reguleret opbevaringsperiode for salgskontrakter, kvitteringer, fakturaer og garantidokumenter. Når man køber nye varer, indgår man imidlertid en købekontrakt i henhold til den tyske civillov, som er gyldig i to år. Derudover skal du opbevare håndværksregninger, regninger fra læger, advokater og notar i samme tid.
- mindst fem år
Klager og krav for mangler i hjemmet.
- mindst seks år
Højtlønnede med en årsløn på mere end 500.000 euro om året skal opbevare deres kontoudtog i mindst seks år.
- omkring 30 år
Retsafgørelser, betalingsordrer og retssager
- livslang
Nogle dokumenter skal opbevares i et helt liv. Disse omfatter lægeerklæringer, uddannelsesbeviser, eksamensbeviser, fødselsattester, dåbsattester, vielsesattester, dødsattester for familiemedlemmer og dokumenter til beregning af pensioner. Sidstnævnte inkluderer også ansættelseskontrakter, lønsedler og socialsikringsregistre.
- private skattedokumenter
Generelt behøver private skattedokumenter ikke opbevares. Men hvis en skatteopgørelse er markeret som "foreløbig" eller "genstand for gennemgang", skal dokumenterne opbevares, indtil de er afklaret fuldt ud.
- Låneaftaler og forsikringspolicer
Kontrakter om bankprodukter skal være tilgængelige i hele løbetiden og i cirka tre år efter udløbet af denne periode. Det samme gælder forsikringsdokumenter.
Design arkivsystemet til dokumenter
Et velstruktureret arkiveringssystem er den bedste måde at holde dokumenter sikre og lange. Hvilken type lager du vælger, afhænger hovedsageligt af dine præferencer. For små kontorer og få dokumenter er et lille skab nok, at du bare kan glide under skrivebordet. Hvis du ikke vil have pladsproblemer senere, skal du dog investere direkte i et rummeligt skab, der giver tilstrækkelig lagerplads til filer og mapper. For dokumenter, som du ikke har brug for hele tiden, kan du købe flere Din-A4-mapper, som du mærker i overensstemmelse hermed og leverer med skillevægge. Du kan også bruge mappefarven til at gøre andet indhold klart. For eksempel kan alle mapper til husbygning være grønne og finansiere mapper sorte.De, der foretrækker ensartede mapper, skal lægge vægt på præcis mærkning, så de krævede papirer er lige ved hånden.
For vigtige dokumenter, der bruges igen og igen på kontoret, er mærkede hængende filer egnede, som opbevares i et tilsvarende hængende arkivskab. Skabets størrelse, farve og design kan vælges individuelt.
Men kassettebiblioteket, der består af plastkassetter i DIN A4 liggende format, er også velegnet til direkte og hurtig adgang til individuelle filer.
Hvis du har papirer på kontoret eller derhjemme, som du har brug for igen og igen, eller som stadig skal behandles, kan du blot lægge dem på en brevbakke. Undgå dog at samle for mange dokumenter der, ellers vil der hurtigt opstå rod igen.
Suspensionsfiler har den fordel, at dokumenter ikke behøver at blive stanset. Dokumenterne placeres simpelthen løst i mappen og kan også hurtigt fjernes igen.
Brandsikker dokumentkassette
Brandsikre dokumentkassetter er ideelle til at beskytte vigtige dokumenter såsom pas eller fødselsattester i tilfælde af brand eller oversvømmelse. De kan modstå høje temperaturer i op til 60 minutter og er ekstremt stabile og robuste, så tyve næppe har en chance. Dimensionerne på de fleste kassetter svarer til DIN A4-format og kan derfor også gemme DIN A4-mapper eller hele registre. De har også et håndtag og kan derfor let transporteres.
Digital lagring af dokumenter
Mængden af dokumenter, som man indsamler i løbet af en levetid, er ofte ret betydelig. Men ikke sjældent er der ikke nok plads til at gemme alle dokumenter. En løsning her er digital lagring af dokumenter. Der er forskellige arkiveringssoftware til dokumenter. Dette kræver nøjagtig undersøgelse af, hvilken software der passer til dig. Hvis du primært vil gemme e-mails, kan dette være et problem for noget software. Et godt arkiveringsprogram kan ikke kun håndtere scannede papirdokumenter eller PDF-filer, men skal også automatisk tildele e-mails og deres vedhæftede filer til de korrekte elektroniske filer.
Hvis du foretrækker at digitalisere dine dokumenter uden software, skal du bruge en god scanner og tilstrækkelig lagerplads i form af en ekstern harddisk. Der er mange argumenter for at scanne dine dokumenter: Hvis du gemmer dokumenter elektronisk og i kopi, kan du beskytte dem mod tab eller ødelæggelse. Du kan også spare kontorlokaler og potentielt penge. Og sidst men ikke mindst forbedrer du din kontororganisation: Elektronisk arkivering skaber orden og klarhed.
Det tilrådes at oprette en anden ekstern harddisk for at være på den sikre side, så ingen data kan gå tabt. Harddiske med spejlfunktion er en ret sikker løsning til lagring af vigtige data. Princippet: der er to harddiske i et hus. De to harddiske kommunikerer med hinanden og spejler deres indhold - dobbelt så godt. Hvis en af pladerne er defekt, er der altid den anden.
Efter 5 til 10 år anbefales det imidlertid at købe en ny harddisk, fordi digitale lagringsmedier også har en begrænset holdbarhed. Hvis en harddisk i et såkaldt raid-system viser fejl, skal du købe to nye. Grænsefladerne og forbindelserne mellem lagringsmediet og computeren ændres også fra tid til anden - en anden grund til at overføre dataene til nye eksterne drev.
Når du har digitaliseret dine dokumenter, er det selvfølgelig også vigtigt at skabe orden på harddisken. Du kan blot oprette en passende mappestruktur med det passende navn. Du har også mulighed for at tagge de enkelte filer. Når det kommer til filtypen, skal du bruge testede formater som JPEG.webp og PDF, som også lover en vis grad af fremtidig sikkerhed. Det er bedre at undgå eksotiske filformater.
I det mindste de mapper, der indeholder følsomme dokumenter, skal krypteres. Operativsystemets standardkrypteringsfunktion er normalt tilstrækkelig til dette. Sørg for at skrive adgangskoden ned og gemme den et sted, som du stadig kan huske om 10 år - hvis du glemmer den, er der næppe nogen mulighed for at få adgang til de krypterede data. Kryptering er især vigtigt, hvis din computer har internetadgang, fordi der nu er mange trojanske heste i omløb, især til Windows-systemer, der kan spionere data fra andre computere.
Digitalisering af dokumenter tager noget tid, men sparer meget plads.
Gem dokumenter online i skyen
Onlinelagring kan også bruges til dataarkivering. Det er let og billigt, hvis ikke gratis. Der er mange udbydere: Dropbox, Amazon eller Google Drive er nogle af de store tjenester. Men dem, der stoler på bekvemme cloudtjenester, skal også have stor tillid: I sidste ende giver du dine data i hænderne på andre virksomheder. De er kun så sikre som den respektive udbyder gør dem. Du har muligvis også driftsomkostninger og ingen kontrol over tjenesteudbyderens fremtid. Cloud storage er derfor ikke det første valg for følsomme data.
Gem dokumenter eksternt
Berlinerfirmaet Deba Bauarchiv GmbH tilbyder en service specielt til ejendomsejere. Hun har specialiseret sig i opbevaring og styring af dokumenter, der hovedsagelig er privatejedejere. ”Kunderne bringer deres filer til os, vi indekserer dem og gemmer dem hos os under særlige sikkerhedsforanstaltninger,” forklarer administrerende direktør Ben Stoffregen. Hvis kunden har brug for et dokument eller en kopi, kan han anmode om det fra Deba, som sender det med post eller kurer. Fordi dokumenter går tabt igen og igen, når de flytter. "Det kostede en nuværende kunde en masse penge: For at tilføje endnu en etage til hans hus måtte han bruge titusinder af euro på nye statistikker og andre analyser."